Hyvinvointilautakunta
Pöytäkirja 15.02.2023/Pykälä 176

Hyvinvointilautakunta 15.02.2023 § 176  

477/02.08.00/2022  

Ranuan kunnassa on ollut varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmänä CGI:n ProConsona. ProConsonan sopimuksessa on kolme varhaiskasvatukseen liittyvää sopimusta: S24844 Pro Consona toimitus- ja ylläpitosopimus (koskee siis varhaiskasvatuksen perusjärjestelmää), S280920 Perhepäivähoidon Mukana palvelusopimus (koskee perhepäivähoitajien mobiiliratkaisua), S299711 Päiväkoti Mukana palvelusopimus (koskee päiväkotilasten mobiiliratkaisua). ProConsona sopimuksen irtisanomisaika on 3 kuukautta.

Varhaiskasvatuksen toimintasuunnitelmassa 2021 on ollut sähköisen asioinnin käyttöönotto suunnitelmavuosille. CGI on tarjonnut 2020 joulukuussa versiopäivitystä uuteen CGI Vesa-versioon, kun käytössä oleva ProConsona Päivähoito -järjestelmä varhaiskasvatuksen lisäosineen on tullut elinkaarensa päähän. Varhaiskasvatuksen johtaja Katja Paakki on vahvistanut CGI:lle version vaihdosta 12/2020. Uuden CGI Vesan käyttöönottoprojektit piti alkaa syksyllä 2021. CGI Vesan käyttöönottoa ei ole vieläkään tapahtunut syksyllä 2022. Koska CGI Vesan käyttöönotto on huomattavasti viivästynyt, on varhaiskasvatuksen johtaja Katja Paakki pyytänyt Kuntien Tiera Oy:n kautta tarjouksen Vesseli palvelusta.

Kuntien Tiera Oy on lähestynyt kuntaa tarjouksella, joka sisältää jatkuvan palvelun, peruspaketin sekä optiot lisäpalveluille. Varhaiskasvatuksen johtaja Katja Paakki ehdottaa, että Ranuan kunta hyväksyy Kuntien Tiera Oy:n tarjouksen peruspaketin sekä ottaa lisäpalvelun työvuorosuunnittelun varhaiskasvatuksen henkilökunnalle / palkkahallinnon integraatio. Vesseli varhaiskasvatuksen palvelukokonaisuus lisäpalveluineen ylittäisi 2023 vuoden budjetin IT-ohjelmistojen osalta 16 000€. Lisäkustannukset tulevat käyttöönottomaksuista sekä työvuorosuunnitteluohjelmasta. 

Ranuan varhaiskasvatuksessa on tähän saakka toimittu pääasiassa paperilomakkeiden kanssa. Siirtymällä sähköiseen järjestelmään, huoltajat voivat hakea sähköisesti varhaiskasvatuspaikkaa, toimittaa tuloselvitykseen liittyvät liitteet ja saada päätös myös sähköisesti. Myös lasten hoitoaikojen ilmoittaminen tapahtuu sähköisen järjestelmän kautta, jolloin paperiset kyselyt voivat jäädä pois. Huoltajalla on helpompi tarkistaa lasta koskevat sopimukset ja saada ajantasaista tietoa varhaiskasvatuksen asioita sähköisen järjestelmän kautta.

Sähköinen järjestelmä vähentää myös varhaiskasvatuksen johtajan ja toimistosihteerin työtä, kun paperiset lomakkeet ja liitteet tulevat suoraan sähköiseen palveluun. Päätökset siirtyvät suoraan huoltajille sähköisesti, eikä enää kirjepostin kautta. Työvuorosuunnitteluohjelman vaihtaminen Vesseli palveluun vähentää siihen käytettävää työaikaa. Hoitoajat tulevat suoraan lapsen ryhmän tietoon ja palvelu laskee huoltajien ilmoitusten mukaisen lapsimäärän työvuorosuunnitteluun paljonko tarvitaan henkilökuntaa tiettynä aikana. Tämä vähentää huomattavasti työvuorosuunnittelua, johon nykyisellä käytännöllä menee useampi päivä kuukaudesta varhaiskasvatuksen johtajan ja varhaiskasvatuksen opettajien työaikaa.

Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän vaihtamisajankohta on elokuu 2023. Järjestelmän vaihtoajankohta on sopiva, kun uusi kausi alkaa elokuussa.

Asiakastietojärjestelmän vaihdosta koituvat lisäkustannukset voidaan sirtää varhaiskasvatuksen määrärahoista kustannuspaikalta 3150 (esiopetus), toiminnosta 4820 (rakennusten ja huoneistojen vuokrat) seuraavalla tavalla: päiväkoti 3100/4842  65%, ryhmis  3120 / 4842 20%, esiopetus 3150 / 4842 10% ja perhepäivähoito 3110 / 4842 5%.

Päätösehdotus (sivistystoimenjohtaja) Hyvinvointilautakunta päättää hyväksyä Kuntien Tiera Oy:n (2362180-3) Vesseli-palvelun esityslistan mukana jaettavan  tarjouksen mukaisesti. Perusteena hankinnalle on valmiina olevien lisäosien käyttöönoton mahdollisuus. CGI varhaiskasvatusjärjestelmä irtisanotaan ja sen käyttö päättyy viimeistään 30.8.2023.

Hyvinvointilautakunta päättää hyväksyä 16 000 euron määrärahan siirron varhaiskasvatuksen kustannuspaikalta 3150 (esiopetus) toiminnosta 4820 (rakennusten ja huoneistojen vuokrat)  IT-ohjelmisto kuluihin  seuraavalla tavalla:  päiväkoti 3100/4842  65%, ryhmis  3120 / 4842 20%, esiopetus 3150 / 4842 10% ja perhepäivähoito 3110 / 4842 5%.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

 Lisätietoja asiasta antaa:

 sivistystoimenjohtaja Juha Siitonen,

 puh. 040 544 5150, etunimi.sukunimi@ranua.fi