Keskusvaalilautakunta
Pöytäkirja 16.04.2025/Pykälä 56

Keskusvaalilautakunta 16.04.2025 § 56  

1514/00.00.00/2022  

Arkistointi

Valtiollisten ja kunnallisten vaalien ja kansanäänestysten asiakirjojen säilytysajat on vahvistettu Valtionarkiston (nyttemmin Kansallisarkisto) päätöksellä 13.5.1994 (n:o VA S 41/94) ja oikeusministeriön määräyksellä 10.10.1994 (n:o 989/610/94 OM). Nämä päätökset ja määräykset ovat edelleen voimassa.

Asiakirjojen säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa keskusvaalilautakunta seuraavien säilytysaikojen puitteissa. Kohdan 2 säilytysaika on vähimmäissäilytysaika, joten keskusvaalilautakunta voi tarvittaessa säilyttää asiakirjoja kauemminkin kuitenkin tietosuojasäännökset huomioon ottaen.

1.      Pysyvästi säilytetään:

– paperiset vaaliluettelot, jos äänestämismerkinnät on tehty niihin eikä vaalilautakunta ole käyttänyt sähköistä vaaliluetteloa; ja

– keskusvaalilautakunnan pöytäkirjat ja niiden muut kuin alla mainitut liitteet, jotka voidaan säilyttää sähköisesti.

2.      Kun seuraavat alue- ja kuntavaalit (vuonna 2029) on toimitettu, voidaan hävittää:

– aluevaalien ja kuntavaalien äänestysliput

– vaalipöytäkirjat

– keskusvaalilautakunnan pöytäkirjaan liitetyt huomioon ottamatta jätetyt vaalikuoret lähetekirjeineen ja lähetekuorineen

– huomioon ottamatta jätetyt avaamattomat lähetekuoret, jotka ovat saapuneet keskusvaalilautakunnalle säädetyn määräajan jälkeen

– keskusvaalilautakunnan lähettämien kirjeiden toisteet

– keskusvaalilautakunnalle saapuneet kirjeet ja muut asiakirjat

– keskusvaalilautakunnalle mahdollisesti annetut valtakirjat

– kotiäänestyslomakkeet

– jos kunta käyttää yksinomaan vaalitietojärjestelmän äänioikeusrekisteriä, vaalilautakuntien paperitulosteet äänioikeusrekisteristä.

Keskusvaalilautakunnan tulee säilyttää sähköiset vaalipöytäkirjat liitteineen vastaavasti kuten paperiset käsin täytetyt vaalipöytäkirjatkin ja niiden liitteet seuraavien vastaavien vaalien yli. Sähköiset vaalipöytäkirjat voi säilyttää digitaalisessa muodossa tai tulostettuina.

Hävittäminen

1.      Vaalitoimituksen päättymisen jälkeen on hävitettävä:

– käytetyt lähetekuoret ja vaalikuoret

– vaaliohjeet ja VAT-ohjeet (VAT-ohjeita ei tavalliseen paperinkeräykseen) sekä

– käyttämättömät äänestysliput.

2.      Aluevaalien ja kuntavaalien tuloksen tultua lainvoimaiseksi tulee hävittää, esimerkiksi silppuamalla:

– käytetyt ennakkoäänestyksen ja kirjeäänestyksen lähetekirjeet (lähetekirjelomakkeet ja ilmoituskortit),

– ennakolta äänestäneiden luettelot (vaalilomake nro 7), jotka vaalitoimitsijat ja vaalitoimikunnat ovat palauttaneet keskusvaalilautakunnalle,

– käytetyt lähetekuorten kuittauslistat,

– kuulutusten toisteet,

– alustavan ääntenlaskennan lomakkeet.

Päätösehdotus Keskusvaalilautakunta antaa keskusvaalilautakunnan sihteerin tehtäväksi hoitaa em. vaalien jälkitoimenpiteet.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.